Protection des données personnelles

Responsable et contact

L’organisation qui exploite GWC COMPTA est responsable des traitements liés aux comptes utilisateurs et à l’administration du service. Pour exercer vos droits ou poser une question : admin@gwc-compta.fr.

Données et finalités

Le service traite les données de profil et de contact, les habilitations par entreprise, les sessions, les événements de sécurité, les actions réalisées dans les dossiers comptables, ainsi que les données nécessaires à la gestion des salariés, des contrats, du temps de travail, des absences, des bulletins, du registre unique du personnel, de la santé et de la sécurité, des documents RH et des déclarations sociales. Il peut aussi traiter une autorisation de travail, un IBAN, les matériels confiés et les demandes envoyées depuis le portail salarié. Ces données servent à authentifier les utilisateurs, administrer les droits, assurer la sécurité, produire la comptabilité et la paie, suivre la relation de travail, remplir les obligations sociales et préserver la piste d’audit.

Bases juridiques

Les traitements reposent sur l’exécution du service demandé, l’intérêt légitime à sécuriser et administrer l’application, et les obligations légales de conservation des documents et écritures comptables. La double authentification est facultative et activée uniquement à la demande de l’utilisateur.

Destinataires et hébergement

Les données sont accessibles aux utilisateurs autorisés selon leurs habilitations et à l’administrateur technique. Chaque salarié invité dispose d’un espace séparé limité à ses propres bulletins validés, documents, demandes d’absence et propositions de correction. L’application est hébergée sur une infrastructure OVHcloud. Une liaison serveur à serveur avec GWC CRM peut transmettre l’identité professionnelle, le contrat et le statut actif des salariés utiles au planning, puis recevoir les heures et absences approuvées. Le NIR, la naissance, les bulletins, les documents RH, l’IBAN et les secrets sont exclus de cet annuaire. Chaque temps reçu reste soumis à une validation humaine dans GWC COMPTA. Lors de la recherche volontaire d’une adresse d’entreprise, le texte saisi est transmis par le serveur au service de géocodage de la Géoplateforme IGN alimenté par la Base Adresse Nationale. Lorsqu’une carte est affichée, OpenStreetMap reçoit les coordonnées de la zone consultée et les données techniques nécessaires à son affichage. Aucune donnée comptable n’est transmise à ces services et aucun usage publicitaire n’est réalisé par GWC COMPTA.

Durées de conservation

• Les sessions des utilisateurs et du portail salarié expirent après 90 jours. Elles peuvent être révoquées avant cette date.
• Les liens d’activation du portail expirent après 72 heures.
• Les événements techniques de connexion sont pseudonymisés et supprimés après 366 jours.
• Lorsqu’un compte utilisateur est supprimé, ses coordonnées et identifiants de connexion sont pseudonymisés et ses sessions sont fermées.
• Le registre unique du personnel est conservé au moins cinq ans après le départ du salarié. Les bulletins et autres documents RH suivent les durées légales ou la date de conservation indiquée dans leur fiche.
• Les écritures, pièces justificatives, comptes annuels et éléments de piste d’audit sont conservés pendant la durée légale applicable, en principe 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.

Sécurité

Les accès sont cloisonnés par entreprise et par module. Les mots de passe sont hachés, les cookies de session sont protégés, les opérations sensibles sont limitées et tracées, et la double authentification TOTP peut être activée. Les secrets 2FA, le NIR, l’IBAN, les autorisations de travail et les identifiants des connecteurs sociaux sont chiffrés avant stockage. Les demandes de correction du portail restent en attente d’une validation administrative.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, la limitation ou, lorsque la loi le permet, l’effacement de vos données. Un export JSON des données liées à votre compte est disponible dans Paramètres. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.